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発見伝~みんなのアンテナ~

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「発見伝~みんなのアンテナ~」 第13回

2017.05.22

ツーセルの社内で週に1度行われている朝礼には、社員が日々の生活の中で見つけた“発見”や“気付き”を発表する場が設けられています。『価値創造会社』ツーセルの社員として、日頃から何かに“気付く”ことや“発見する”ことへの意識をもって生活してもらうため、毎週欠かさず行われています。

 

このコーナーでは、「当社の雰囲気をみなさんにも感じてもらいたい」という思いから、当社の社員たちが見つけた“発見”や“気付き”を紹介します。

 

第13回目は、「PREP法」と呼ばれる文書やプレゼンテーション等における文章構成方法についての話題を紹介します。

 

【PREP(プレップ)法について】

社員が増えてきたことで、相手に情報を伝える工夫が必要となってきた。より効果的かつ効率的に伝える方法はないかと探してみたところ、PREP 法といわれる文章構成法を見つけたので紹介する。PREP 法は主にビジネスシーンで用いられる文章構成方法であり、構成要件となるパーツの頭文字を、並べ方の順に取ったものである。即ち、最初に結論(Point)を伝え、次にその理由(Reason)を説明し、事例(Example)で理由を補強し、最後に結論(Point)を再度提示する形となっている。

PREP 法の一番の特徴は結論を最初に述べることである。プレゼンテーションにおいて、聞き手が最も集中しているのが開始直後の30 秒程度で、内容を記憶しやすいといわれている。そこで、最も強調したい事柄を最初に話すことで、何についての説明なのかを聞き手が把握し、内容をイメージ出来るといったメリットがある。文章でも冒頭で内容をイメージ出来れば、その後の理解度が向上し、説得性が高まるものと考える。さらに、報告を受ける相手には、これから伝えようとする内容に頭を切り替えてもらうための導入となる。その意味でも、頭括型のPREP 法は効果的だと考えられる。また、相手の状況を考慮し、理解を高める工夫をすることは、相手の時間のみならず自分の時間を節約することにも役立つ。

 

この発見を聞いて、会社に限らず、普段のコミュニケーションでも相手に分かりやすく伝えることが出来れば、物事が円滑に進み、気持ちに余裕が出来そうだと思いました。私自身も仕事上で説明をすることが多くなってきたため、今回の発見は大変勉強になりました。1つ不思議に思うのは、友人との会話では特に考えなくても言葉は出てくるのに、仕事になると途端に言葉に詰まってしまうのはなぜでしょう?私の場合は、そこからの訓練が必要なようです。

記事作成:Y

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